Tecnología en un programa de viajes corporativos

La misión de un programa de viajes es la de controlar los costos por medio de varios elementos: la política de viajes, las estrategias de compra, los procesos eficientes y la posibilidad de que los viajeros puedan elegir opciones de viaje que le permitan un balance entre costo, productividad, conveniencia y seguridad en cada viaje.

por Elízabeth González *
La tecnología juega un papel importante para lograr esta misión. Sin embargo, no toda la tecnología disponible necesita ser implementada en su programa de viajes.

 

El primer paso para elegir la adecuada es entender en qué parte de su programa puede ser más eficiente utilizarla, hay que tomar en cuenta sus prioridades y, por otro lado, también hay que entender la cultura de su empresa y cuan preparada está para asumir el uso de tecnología.

 

El ciclo del viaje está definido por las cadenas de demanda y oferta y para cada etapa, dentro de estas cadenas existe tecnología que puede ser implementada y resultar muy útil si se analiza el propósito de cada paso de la preparación del viaje.

Por otro lado, la tecnología en viajes de negocios está disponible para ser utilizada tanto por la agencia de viajes como por el administrador del programa de viajes corporativos en la empresa (travel manager) o por el usuario final (asistentes y viajeros).

 

En esta edición iniciaremos con un breve análisis de las opciones de tecnología que existe en el mercado para ser implementada en la gestión de viajes de empresas durante la cadena de demanda. Un tema que puede ser extenso, para lo cual presentaremos aquí una primera parte.

Tomando la decisión de viajar
El proceso se inicia cuando un empleado debe de tomar la decisión de si es conveniente efectuar un viaje. ¿Vale la pena efectuar el gasto o es más rentable hacer una video conferencia?, ¿será necesario viajar o con una conferencia telefónica y una sesión web puedo lograr los resultados? 

 

Como puede ver, aquí la tecnología para hacer video conferencias o para hacer una conferencia telefónica y usar una sesión web pueden ser parte de su programa. Su empresa debe decidir si adquirirla es lo mejor, si es conveniente usar los servicios que para este objetivo brindan algunos hoteles o empresas especializadas o si por la naturaleza de su negocio y cultura efectuar el viaje es siempre la mejor opción.

 

Buscando alternativas de vuelo y hospedaje y haciendo la reserva
Si la decisión es viajar, entonces el viajero o la asistente que lo ayuda con el trámite deben buscar las diferentes opciones que se tienen para ese viaje en particular.

 

Muchas empresas le piden a su agencia de viajes cotizar al menos tres opciones y pasarlas por escrito para después analizarlas y elegir una de ellas. Su agencia de viajes utiliza la tecnología de un GDS (Global Distribution System) como Sabre para buscar, cotizar, elegir y enviar las alternativas que posteriormente le presenta a su empleado. 

 

Por otro lado, cada día más y más empresas en nuestra región están encontrando que la utilización de la tecnología de un sistema de reservaciones de viajes corporativos en línea como Sabre BizSite, en su programa de viajes es una excelente alternativa. A través de este sistema, el viajero o la asistente tienen a su disposición en tiempo real información de vuelos y precios. Usualmente los SBT (Self Booking Tools) son utilizados para reservas de viajes poco complejos (de ida y vuelta) para dejar en manos de su agencia de viajes la cotización y la reserva de aquellos que llevan varios destinos. 

 

El SBT además de ayudarle en la búsqueda y en la reserva del vuelo y del hotel más convenientes, tiene la característica de aplicar automáticamente las políticas de viaje de su empresa. Usualmente este control es aplicado de forma manual por su agencia de viajes, misma que no siempre puede forzar al empleado a tomar la mejor alternativa para él y la empresa.

 

Para decidir sobre un SBT, se debe entender el tipo de viajes que se hacen en su empresa, si la mayoría son viajes poco complejos analice junto con su agencia de viajes la posibilidad de implementar esta tecnología.

 

El uso de un SBT siempre va de mano de su agencia de viajes ya que en la cadena de demanda y oferta del viaje, la búsqueda de alternativas y la reserva son solo algunos de los pasos. Su agencia de viajes, se encarga de varios más que apoyan su programa de viajes corporativos y para ello también tiene a su disposición, como dijimos anteriormente, tecnología para apoyarla.  

 

En la siguiente edición continuaré hablando de la tecnología existente en la cadena de demanda. ¡Hasta la próxima!

 

* Sabre Travel Network