No se puede mejorar lo que no se mide Jueves 03 de Noviembre de 2011 17:13

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No se puede mejorar lo que no se mide
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En distintas oportunidades hemos hablado sobre políticas de viaje, de hecho existen literatura, foros y eventos académicos dedicados al tema; sin embargo, pasar del dicho al hecho es, generalmente, una realidad distinta a la de los libros.

por María Cecilia Hernández Ocampo

No es lo mismo sentarse frente a una audiencia para hablar sobre lo beneficiosa, práctica y ventajosa que resulta la implementación de una buena política de viajes dentro de la compañía, que sentarse frente al computador, o frente a un grupo de directivos y ejecutivos para diseñar, analizar y, en efecto, poner a funcionar una política de viajes.

Conscientes de esta discusión, en GERENCIA DE VIAJES quisimos conversar con algunos profesionales de la gestión de viajes corporativos para que compartan con nuestros lectores sus experiencias vividas durante el proceso de diseñar e implementar lo que podemos llamar “la carta de navegación” para los viajeros frecuentes de sus empresas.

Entrando entonces en materia, los expertos consultados coinciden en que uno de los principales problemas a los que se han visto enfrentados al momento de poner en marcha una política de viajes corporativos radica en cambiar la mentalidad, los hábitos y las costumbres del personal de la empresa, incluidos los directivos, en lo que tiene que ver con gasto, confort y consumo.

En pocas palabras, implantar una cultura del equilibrio costo - beneficio es uno de los puntos críticos, pero no es el único.

“Según mi experiencia, uno de los conflictos que se presentan tiene que ver con los distintos intereses de los departamentos de la compañía. Por ejemplo, compras y financiero están muy orientados al ahorro; sin embargo, recursos humanos está focalizado en la calidad del viaje y la satisfacción de los empleados”, explica Oscar García Guillén, socio fundador del Forum Business Travel de España.

Desde esa perspectiva, encontrar el equilibrio suele depender, en cierto modo, de la situación de la empresa: en momentos de bonanza, por ejemplo, prima la calidad del viaje sobre el precio, pero cuando se presenta un estancamiento o un decrecimiento la balanza se inclina hacia el ahorro.

El apoyo de los directivos es vital
Ante el reto que asume un gestor de viajes de cambiar dicha mentalidad nuestros invitados proponen al unísono que contar con el apoyo de los altos directivos de la compañía es clave.

Sobre el tema Ivonne Cecilia Córdova, coordinadora de viajes corporativos de Ford Motor Company México, narra que dentro de su experiencia el reto más fuerte fue “encontrar aliados al interior de la organización, personas con capacidad de decisión que me apoyaran en mis iniciativas”.

Esta misma opinión es compartida por Ana Esther Díez, gerente de gestión de viajes para México, Centroamérica y Estados Unidos de Telefónica, quien asegura que una de las etapas más complejas que ha vivido durante la implementación de una política de viajes o las modificaciones a la misma, fue la de convencer a cada uno de los empleados (viajeros frecuentes), de que los gestores de viajes serían honestos y no tendrían preferencias a la hora de vigilar el cumplimiento de la política.

“No se necesitó mucho tiempo para comprobar, por ejemplo, que si a alguien no le correspondía viajar en Clase ejecutiva, el gestor de viajes no lo autorizaba fuera quien fuera el viajero o tuviera el cargo que tuviera”, recuerda Díez.

Desde la etapa de diseño hasta la aplicación, el respaldo de la alta dirección es vital, pues la política de viajes es una herramienta que si está bien definida “contribuye a la consecución de los objetivos empresariales, aunque esto no ocurre de la noche a la mañana”, comenta García.

Por eso, agrega, “el apoyo de la alta dirección a la política de viajes es esencial a la hora de ponerla en marcha, ya que como en todo proyecto que implique un cambio y un mayor control, aparecen los llamados cariñosamente 'terroristas internos', quienes van a tratar de que dicha política nunca se ponga en práctica”.

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