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| No pierda de vista los gastos invisibles |
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Se presupuesta que los gastos denominados como “no visibles” durante un viaje de negocios pueden generar hasta el 45% del costo total del viaje.
por María Cecilia Hernández
Para muchos los gastos de un viaje de negocios se traducen en tiquete aéreo, alojamiento y alimentación. Pero para viajar bien, cómodamente y no interrumpir la productividad de un empleado que se desplaza con el fin de tratar asuntos de vital importancia para la compañía, participar en alguna reunión o concertar un negocio, hace falta tener claros factores y variables mucho más imperiosas que la aerolínea, el hotel y el menú.
En la sexta versión de ViajesCorp Américas, los asistentes a las charlas académicas tuvieron la oportunidad de conversar y opinar sobre este tema que se trató en diversas conferencias y desde diferentes ópticas, pero siempre enfocadas hacia la búsqueda de la mejor estrategia para ahorrar a la hora de viajar.
“Teniendo en cuenta que en la mayoría de las organizaciones los gastos de viaje y representación (T&E) suponen el segundo gasto mayor que se puede controlar, se hace indispensable lograr el mayor ahorro posible en ese rubro para evitar sobre costos o pasarse de los límites presupuestados”, comentó Eduardo Murad, Travel Procurement Lead and Council de IBM para Latinoamérica.
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Con esta premisa estuvo de acuerdo el argentino Daniel Marcelo Feige, representante de Outback Consulting, quien también hizo presencia en el Congreso con su charla “Total cost of trip (TCT)”.
Feige afirmó que una buena estrategia para controlar los gastos de un viaje corporativo es tener un balance entre el programa y la política de viajes.
Según el ejecutivo, el TCT es un concepto pensado con el objetivo de definir las estrategias que una compañía debería seguir para planificar los gastos de un viaje, teniendo en cuenta que no solamente deben contabilizarse los gastos visibles, sino también los no visibles, los cuales pueden llegar a sumar hasta el 45% del total.
No se pase del presupuesto
Algunos de los factores que impactan la gestión de gastos e incrementan los costos tienen que ver con el aumento del rubro de representación tanto al interior de la empresa como al exterior.
Internamente, por ejemplo, este incremento sucede cuando hay nuevos proyectos, nuevos clientes o cambios de políticas. Otros asuntos que no tienen que ver con el funcionamiento propio de la organización pero que también pueden alterar este centro de costos son, por ejemplo, crisis económicas en el contexto nacional o mundial, desastres naturales, entre otros.
Según Murad, en la mayoría de los casos la teoría es diferente a la práctica; es decir, existe una política de viajes definida pero su aplicación en la realidad no es coherente con esa que está escrita.
Otros obstáculos que, tal y como lo explica el representante de IBM, se deben superar a la hora de tener bajo control todos los gastos de un viaje son la poca visibilidad de los detalles de los mismos, el tiempo excesivo de aprobación y reembolso, el intenso trabajo que todavía se hace de manera manual en la rendición de estos y la necesidad de integrar la información referente al viaje en un solo sistema.
Para Daniel Feige existen soluciones, o por lo menos medidas, que contribuyen a paliar este tipo de particularidades con que cuenta este mercado y que inciden directamente en la economía de la compañía. Entre ellas, permitir la participación de todas las partes y los actores involucrados a la hora de tomar decisiones, reconocer dónde está la compañía y cuáles son sus falencias, definir proveedores preferentes y establecer como obligatorio el uso de TMC.
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