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Tener claros los pasos que se deben seguir para elaborar una política de viajes, previo al inicio del proceso, es fundamental para el éxito del mismo.
por Elizabeth González*
Continuando con el tema de la política de viajes en una empresa, en esta ocasión hablaremos de cómo iniciar la elaboración de este importante documento.
Una vez que la empresa ha decidido quién va a escribir la política, esta persona o grupo deben considerar que se trata de un documento vivo que requiere revisión anual y de ser necesario actualización. El lenguaje utilizado para escribirla debe ser claro y no dejar lugar a interpretaciones, las reglas del juego deben de estar bien definidas.
La política de viajes debe de incluir capítulos diferentes para los temas que cubre. Los puntos mínimos que deben de contemplarse son:
Otros temas de interés
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Muchas empresas están tomando la decisión de trabajar con una sola agencia de viajes ya que así es más sencillo el seguimiento a las métricas y fundamentos del programa de viajes. Si la empresa decide trabajar con más de una agencia de viajes, la política debe aclarar cuál es el criterio para que el viajero seleccione a una u otra agencia. En ambos casos el documento debe incluir los datos de contacto de la(s) agencia(s).
¿Cómo debo de reservar mi viaje?
Debe quedar claro cuál será el método que se utilizará para reservar el viaje, pero más que el método, el medio; bien sea correo electrónico, teléfono, fax, entre otros.
Como una práctica cada vez más común, las empresas están utilizando sistemas de reservas de viajes corporativos en línea (CBT, por sus siglas en inglés). Este método tiene la ventaja de la aplicación automática de la política de viajes. En el caso de utilizar un CBT, el documento debe aclarar para qué tipo de viajes. Es importante que se le comente al viajero que la agencia de viajes será la entidad que le emitirá el documento de viaje y le dará seguimiento al resto del proceso del viaje.
¿Debo usar algún proveedor en especial?
En muchos casos la empresa hace negociaciones con los proveedores de avión, hotel y auto. Para que estas negociaciones sean válidas y se puedan extender generalmente hay que lograr un mínimo de compra. Si la empresa quiere alcanzar las metas negociadas, la política debe reforzar el uso de esos proveedores, así como las consideraciones para hacer excepciones.
¿Quién y cómo me van a autorizar el viaje?
La política debe ser clara en indicar el o los procesos para la autorización del viaje. Es importante anotar que en nuestra región el proceso de autorización en muchas empresas es muy complicado e involucra a ejecutivos de muy alto nivel. Se recomienda evaluar esta práctica ya que suele ser costosa en términos de tiempo y oportunidad.
La mejor práctica es la utilización de un CBT que automatiza el proceso de la aplicación de las políticas y del proceso de autorización de viaje.
¿Cuánto puedo gastar en alimentos?
Se debe especificar cuanto pueden los empleados gastar en alimentos al día. Los métodos más comunes que se usan son:
- Darle una cantidad fija por día al viajero, misma que puede variar por ciudad, región o país. Este método tiene la ventaja de eliminar el trabajo administrativo de revisar los recibos.
- Otro método es establecer un monto máximo que se autoriza al día. Si el empleado excede este monto, deberá pagar la diferencia.
¿La empresa me pagará otros gastos mientras viajo?
La política debe también contener información de cómo proceder para llamadas telefónicas; el uso del teléfono celular; gastos de entretenimiento; consumo de alcohol; conversión de moneda en caso de viajes al extranjero; uso de Internet y de los centros de negocios en los hoteles; criterio para dejar propinas, etc.
* Sabre Travel Network
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