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La política de viajes de una empresa es el documento más importante para la creación y la administración de un programa de viajes.
por: Elizabeth González*
Ya sea que consista en un documento de una sola página o que contenga varias; que cubra a una región, un país o sea internacional; sea obligatoria su aplicación o bien contenga sólo una serie de sugerencias; la política sirve como una guía de lo que la compañía permite a sus empleados hacer al comprar y realizar un viaje de negocios.
Antes de que el gerente de viajes corporativos de una empresa (travel manager) pueda iniciar la negociación con los proveedores debe tener reglas establecidas que marquen el comportamiento de los empleados y que sean el fundamento del programa de viajes.
La política de viajes de cada empresa va a variar dependiendo de su tamaño, industria a la que pertenece y cantidad de viajes realizados.
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¿Quién debe escribir la política de viajes?
Puede ser el gerente de viajes corporativos, ya que es considerado el experto en el tema, o bien un ejecutivo de alto nivel o un comité de viajes que incluya personas de diferentes áreas y que considere las opiniones de los empleados, o una combinación de lo anterior. Por ejemplo, que la escriba el gerente de viajes corporativos, la revise un comité y la autorice un ejecutivo de alto nivel.
¿Quiénes deben estar sujetos a la política de viajes?
Una de las mejores prácticas es que todos los empleados que trabajan para la empresa deban utilizar la política de viajes, sobre todo en el caso de empresas que operan en un mismo país. Cuando la empresa tiene operación internacional, antes de hacer extensiva la misma política, deben tomarse en cuenta las regulaciones y la cultura de los otros países involucrados.
Haciendo los arreglos de viaje
La política debe de establecer a través de quién se comprarán los viajes, ya sea una o varias agencias de viajes. Debe indicar si se utilizará un sistema de reservas de viajes corporativos para hacer la reserva y qué agencia hará la emisión del boleto y dará seguimiento al viaje.
También hay que indicar si deben de utilizarse proveedores preferidos por la empresa (líneas aéreas, hoteles y arrendadores de autos). Se deben responder las siguientes preguntas: ¿Se requiere autorización para hacer el viaje? Si la respuesta es afirmativa, ¿la autorización debe ser efectuada antes de iniciar la reserva o una vez se tenga lista?, ¿qué forma de pago se utilizará para pagar los servicios?
La política de viajes debe contener reglas específicas para viajes aéreos, reserva de hospedaje y renta de autos. En futuros artículos analizaremos cada una a mayor detalle.
* Sabre Travel Network
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