Los investigadores de la Universidad Panamericana de Guadalajara establecieron, durante un estudio en México que cuatro de cada diez micro y pequeñas empresas utilizan la tarjeta de crédito personal de su dueño para financiar operaciones, e incluso gastos de viajes, lo cual es un gran error pues los productos financieros personales cobran altas tasas de interés y finalmente se mezclan los asuntos de negocio con aquellos que tienen que ver con la vida privada del empleado.
Las metodologías que utilizan los administradores y los gerentes de las empresas para cubrir los costos de viajes son muchas, entre las que se cuentan los fondos fijos, los adelantos en efectivo, el reembolso a empleados, el pago directo a proveedores, la cuenta corriente con agencias, las tarjetas personales y las tarjetas corporativas.
“No se puede hacer una determinación taxativa entre si es blanco o negro, entre cuál método es mejor, entre si los costos de un viaje corporativo se deben cubrir a través de una línea crediticia o de una tarjeta de crédito. Todo depende de la cultura y la filosofía de la empresa. Sin embargo, sí se puede plantear un contra punto entre un sistema de pago y otro, se pueden evidenciar las ventajas que conlleva la utilización de una tarjeta de crédito corporativa, tanto para las organizaciones como para el pasajero”, explica el consultor.
Estos beneficios son congruentes y complementarios entre sí, Daniel Freige lo explica así: “Para una organización, por ejemplo, contar con una tarjeta de crédito corporativo le proporciona tener acceso a mayor y mejor información, elemento que hoy en día es un activo importantísimo para cualquier empresa. Le da la posibilidad de manejar un flujo de caja mucho más dinámico y además le evita incurrir en asuntos administrativos mucho más costosos, como la cantidad de personal manejando dinero, los costes por papelería, etc”.
Tarjeta virtual centralizadora
En la actualidad múltiples opciones se han creado para manejar dinero de manera organizada, detallada y eficiente. Entre ellas la tarjeta de crédito corporativa física, que consiste en el plástico convencional y la tarjeta virtual corporativa que se refiere a “una plataforma virtual a través de la cual las compañías y las agencias de viaje tienen la posibilidad de centralizar múltiples procesos manuales de facturación en una sola cuenta”, así lo define Master Card WorldWide.
Esta solución resuelve temas que tienen que ver exclusivamente con el rubro de viajes: las compañías pueden tener un mejor control de sus gastos de viaje, podrán utilizarla especialmente para la compra de boletos en agencias de viajes, alojamiento en hoteles, renta de automóviles, reservaciones en restaurantes y algunos otros servicios de entretenimiento, con cargo directamente a la cuenta de la empresa.
De acuerdo con la conferencia, Daniel Freige el sector aéreo se acomoda más con la tarjeta virtual (BTA/Business Travel Account) que con la tarjeta física y las ventajas son muchas más en todos los sentidos, financiero, administrativo y de control de gestión: “Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aéreos devueltos o no utilizados, reduce los costos de emisión de cheques u otros valores, consolida la información, asegura y facilita el monitoreo de la política de viajes a través de los reportes gerenciales, asegura la transparencia de la gestión y se puede efectuar el pago hasta en 28 días”.
No sucede lo mismo con la posibilidad de crear una cuenta virtual terrestre, “los hoteles y demás proveedores precisan integrar sus sistemas con el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestión para sus clientes. Vamos en esa dirección”, asegura el consultor.
Utilice la información a su favor
El empresario hace algunas recomendaciones que deben ser tenidas en consideración en el camino de reorganizar la gerencia de los viajes corporativos: “Asegurar el auspicio ejecutivo al programa, centralizar la gestión y el control, Comunicar y educar regularmente a los funcionarios y así la compañía obtendrá ahorros en costos de transacción, y mejorará la productividad y los gastos menores totales; implementar un programa de tarjeta complementado con un sistema de gestión de gastos (software y estrategia), apalancar la información de compra y de gastos con estrategias sobre el análisis de esa información de lo contrario será inútil si no se actúa; revise el rendimiento de sus proveedores en contraste con la media del mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor más alto posible”.
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Negocios son negociosLos investigadores de la Universidad Panamericana de Guadalajara establecieron, durante un estudio en México que cuatro de cada diez micro y pequeñas empresas utilizan la tarjeta de crédito personal de su dueño para financiar operaciones, e incluso gastos de viajes, lo cual es un gran error pues los productos financieros personales cobran altas tasas de interés y finalmente se mezclan los asuntos de negocio con aquellos que tienen que ver con la vida privada del empleado.
Las metodologías que utilizan los administradores y los gerentes de las empresas para cubrir los costos de viajes son muchas, entre las que se cuentan los fondos fijos, los adelantos en efectivo, el reembolso a empleados, el pago directo a proveedores, la cuenta corriente con agencias, las tarjetas personales y las tarjetas corporativas.
“No se puede hacer una determinación taxativa entre si es blanco o negro, entre cuál método es mejor, entre si los costos de un viaje corporativo se deben cubrir a través de una línea crediticia o de una tarjeta de crédito. Todo depende de la cultura y la filosofía de la empresa. Sin embargo, sí se puede plantear un contra punto entre un sistema de pago y otro, se pueden evidenciar las ventajas que conlleva la utilización de una tarjeta de crédito corporativa, tanto para las organizaciones como para el pasajero”, explica el consultor.
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Estos beneficios son congruentes y complementarios entre sí, Daniel Freige lo explica así: “Para una organización, por ejemplo, contar con una tarjeta de crédito corporativo le proporciona tener acceso a mayor y mejor información, elemento que hoy en día es un activo importantísimo para cualquier empresa. Le da la posibilidad de manejar un flujo de caja mucho más dinámico y además le evita incurrir en asuntos administrativos mucho más costosos, como la cantidad de personal manejando dinero, los costes por papelería, etc”.
Tarjeta virtual centralizadora
En la actualidad múltiples opciones se han creado para manejar dinero de manera organizada, detallada y eficiente. Entre ellas la tarjeta de crédito corporativa física, que consiste en el plástico convencional y la tarjeta virtual corporativa que se refiere a “una plataforma virtual a través de la cual las compañías y las agencias de viaje tienen la posibilidad de centralizar múltiples procesos manuales de facturación en una sola cuenta”, así lo define Master Card WorldWide.
Esta solución resuelve temas que tienen que ver exclusivamente con el rubro de viajes: las compañías pueden tener un mejor control de sus gastos de viaje, podrán utilizarla especialmente para la compra de boletos en agencias de viajes, alojamiento en hoteles, renta de automóviles, reservaciones en restaurantes y algunos otros servicios de entretenimiento, con cargo directamente a la cuenta de la empresa.
De acuerdo con la conferencia, Daniel Freige el sector aéreo se acomoda más con la tarjeta virtual (BTA/Business Travel Account) que con la tarjeta física y las ventajas son muchas más en todos los sentidos, financiero, administrativo y de control de gestión: “Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aéreos devueltos o no utilizados, reduce los costos de emisión de cheques u otros valores, consolida la información, asegura y facilita el monitoreo de la política de viajes a través de los reportes gerenciales, asegura la transparencia de la gestión y se puede efectuar el pago hasta en 28 días”.
No sucede lo mismo con la posibilidad de crear una cuenta virtual terrestre, “los hoteles y demás proveedores precisan integrar sus sistemas con el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestión para sus clientes. Vamos en esa dirección”, asegura el consultor.
Utilice la información a su favor
El empresario hace algunas recomendaciones que deben ser tenidas en consideración en el camino de reorganizar la gerencia de los viajes corporativos: “Asegurar el auspicio ejecutivo al programa, centralizar la gestión y el control, Comunicar y educar regularmente a los funcionarios y así la compañía obtendrá ahorros en costos de transacción, y mejorará la productividad y los gastos menores totales; implementar un programa de tarjeta complementado con un sistema de gestión de gastos (software y estrategia), apalancar la información de compra y de gastos con estrategias sobre el análisis de esa información de lo contrario será inútil si no se actúa; revise el rendimiento de sus proveedores en contraste con la media del mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor más alto posible”.
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