Ahorre mientras viaja Martes 13 de Julio de 2010 15:37

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Los viajes de negocios o corporativos son una herramienta tan importante como el mismo servicio o producto que ofrece la compañía. Hacer de estos una verdadera inversión depende de la planeación y el buen uso de la información.

por María Cecilia Hernández

Las oportunidades de negocios, la exposición de una compañía ante otras del mismo sector y de diversos niveles, el contacto con posibles clientes y proveedores, y la posibilidad de cerrar un negocio, son sólo algunas de las metas que puede lograr un empresario durante un viaje corporativo.
En ese sentido, la ganancia que traen consigo este tipo de eventos podría pensarse, estratégicamente, como una ventana para obtener resultados beneficiosos para la compañía a plazos diversos, según el objetivo del viaje.

Sin embargo, la tendencia de opinión en el contexto mundial, indica que los dirigentes y administradores de las empresas perciben los viajes como un gasto que en ocasiones es “inoficioso”, en lugar de analizarlos como una inversión, muchos sienten que deben ser restringidos o, incluso, eliminados del plan de acción empresarial.

Otra cosa muy distinta opinan los expertos en el tema de turismo corporativo. Por ejemplo, un estudio realizado por el departamento de investigación de Carlson Wagonlit Travel, arrojó como conclusión que las empresas podrían reducir hasta un 21% su gasto en los viajes corporativos si diseñaran una política eficaz.

Hay que planificar

Daniel Freige, socio fundador y consultor de la empresa argentina Outback Consulting, quien afirma en su conferencia denominada Optimización de los procedimientos de pago: Tarjetas de Crédito Vs. Líneas crediticias, que “los viajes aportan una visión global de la compañía y están directamente asociados al éxito del negocio”.

El experto indica además que para la compañía es vital implementar un Programa de Gestión de Viajes para Empresas (PGVE), el cual mejore los procesos y las políticas de productividad, contemple el equilibrio entre las preferencias de los viajeros, tenga en cuenta su seguridad e integre tecnologías que permitan alienar la administración de viajes con los objetivos de la compañía, pero sobre todo, que tenga como base la reducción de gastos durante un viaje.

Según Freige, gran parte de ese control financiero se logra a través de “la información y el conocimiento que se genera sobre quién está comprando qué, a quién y en qué momento. Esta es la mejor práctica y debe ser imprescindible a la hora de minimizar los desvíos y mejorar la eficiencia”.

Este asunto no puede resolverse a través del uso de tarjetas de crédito personales, recibos de caja menor, presupuestos manuales e incluso chequeras corporativas, que no dejan rastro del detalle de la transacción o que el control de la misma es casi nulo.

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