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Artículos Tecnología Una tarea en continua evolución

Alejandra García

Una tarea en continua evolución

Lunes 26 de Abril de 2010 09:11
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Una tarea en continua evolución
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altEn este Informe de PhocusWright encargado por Sabre Travel Network y GetThere se  presentan los comentarios a los cambios que se han dado en las expectativas de los departamentos de viajes corporativos.

Este informe presenta las implicaciones de trabajar en unión con, o de cambiar la función de, la administración de viajes  al área de finanzas o de compras de las corporaciones.  El informe también ilustra sobre la clase de conocimientos, el conjunto de habilidades y la experiencia que deben tener los gerentes de viajes corporativos de hoy y del mañana. Algunos de los resultados de esta investigación incluyen:

La influencia que ejercen los departamentos financiero y de compras, continua cambiando el papel que desempeña el área de administración de los viajes.
Los departamentos de viajes deben entender e integrar la forma estándar como se miden las compras, tales como  el  Costo Total de Propiedad  (TCO por sus siglas en inglés), los scorecards , los acuerdos de nivel de servicio (SLAs) y  los  benchmark o comparativos, y adecuar estas mediciones de manera que reflejen los estándares corporativos.

Aunque los viajes pueden considerarse como una mercancía (commodity), existen mediciones y tendencias únicas  en la industria que necesitan ser entendidas por los especialistas financieros o de compras.

Los departamentos de viajes necesitan traducir los ahorros logrados al utilizar tarifas más económicas o al no realizar ciertas compras, en métricas financieras estándar como EPS (earnings per share - ganancias por acción) y  EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization – ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización)  para que reflejen con exactitud el valor que tienen estos ahorros en términos de métrica corporativa.

La subcontratación de la función del departamento de viajes tiene tanto pros como contras. Una compañía debe mirar con mucho detenimiento la subcontratación de  parte, o toda la función de la administración de los viajes. Si la compañía no cuenta con experiencia específica en viajes, los especialistas financieros o de adquisiciones deberán poner su confianza en los proveedores y en las agencias de viajes para entender la terminología y procedimientos comerciales únicos de los viajes.

La globalización es una meta importante en el desarrollo de una estrategia consistente en cuanto a productos de viajes. Esta  puede incluir la adopción de una solución tecnológica global, como por ejemplo un sistema de distribución global (GDS) o una herramienta de reservaciones corporativas (CBT).

Los gerentes  de viajes corporativos tradicionales necesitan familiarizarse con las  prácticas y procedimientos que utilizan las aéreas de compras y finanzas, y adaptar esta metodología a la administración de los viajes.

Los especialistas financieros y de compras necesitarán entender algunas de las formas de medición y prácticas comerciales propias de la industria de los viajes, e ir más allá de la realización de una simple evaluación a los precios de las ofertas que hagan los proveedores.

Es esencial obtener el apoyo de  la alta gerencia de la empresa y conformar un equipo multi-disciplinario, para que elija  e implemente las diversas iniciativas de viajes que aplicaran a toda la compañía.

Las evaluaciones tecnológicas que se realicen deberán tener en cuenta toda la automatización  que esté involucrada con el proceso de los viajes, incluida la  elección de GDS, CBT y de la plataforma de inteligencia empresarial, y desarrollar un claro retorno de la inversión (ROI).

Deberá llevarse a cabo un proceso de seis pasos que asegure el cumplimiento de los objetivos en la administración de los viajes. Este proceso tendrá que reflejar el papel y la influencia, cada vez mayores, que tienen los departamentos financiero y de adquisiciones.



 

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