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Los gestores de viajes corporativos deben estar siempre en la búsqueda de negociaciones que les permitan ser más eficientes, en tiempo y dinero. Las RPF son una herramienta esencial para optimizar estos procesos.por Alejandra García Vélez
Las RFP (Request for Proposal, por su siglas en inglés) son un componente vital en la administración de proyectos exitosos, ya que definen claramente los requisitos asociados con éste y establecen un marco de acción para su ejecución. Idealmente los RFP estipulan los requisitos de la empresa que está comprando y las condiciones bajo las cuales contrataría.
Para un gestor de viajes corporativos que trabaja en convenios y negociaciones que beneficien su empresa es importante contar con un modelo de RFP que le permita obtener réditos importantes. En la pasada edición de ViajesCorp Colombia, Rodolfo Macedo, director regional de NBTA México, compartió algunas pautas a tener en cuenta al momento de implementar un RFP aéreo. En esta artículo se recogen algunas conclusiones surgidas de su ponencia y se complementarán con la perspectiva de Ana Esther Díez Rodríguez, gerente de Gestión de Viajes para México, Centroamérica y USA de Telefónica México.
Conceptos
Rodolfo Macedo explica que el RFP Aéreo es el proceso mediante el cual el gestor de viajes licita los servicios de compra de viajes aéreos con los diferentes proveedores, según las necesidades especificas de la compañía, tomando en consideración gasto total ejercido, principales destinos, servicios utilizados y planes de descuento
Ana Díez Rodríguez complementó al afirmar que se trata de una licitación privada en la que invitamos a distintos proveedores para contratar un servicio con base en un pliego de condiciones y alcances determinados. “Es el concurso de una propuesta de solución a la necesidad de un servicio específico”, indicó.
La importancia de este proceso radica en la transparencia del proceso y en que permite solventar las necesidades reales de la empresa para cubrir el servicio. En este sentido se refirió Macedo al tema: “La importancia del RFP Aéreo es que le permite al Travel Manager hacer un benchmarking de las diferentes opciones en el mercado de la aviación que satisfacen sus necesidades de consumo aéreo y determinar de una manera simple y objetiva la mejor opción para su compañía. Este proceso también sirve para sentar las bases de decisión sobre un proveedor preferencial y una relación comercial a largo plazo clara y honesta con el proveedor”, puntualizó.
El funcionario destacó el estándar diseñado por NBTA para estos procesos: “Éste es un documento derivado de una serie de consideraciones de mejores practicas ejercidas por Travel Managers, proveedores de la industria y compañías de consultoría que conforman el comité Aéreo de la National Business Travel Association, el cual sirve como referencia para los Travel Managers miembros de la asociación que desean iniciar un proceso de licitación para este gasto de viaje y que se encuentra disponible en la página www.nbta.org”, explicó.
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