Del papel a la realidad
ATP Internacional es una empresa dedicada al diseño y logística de eventos, por eso no hay mejor ejemplo de la efectividad de las estrategias anteriores que una experiencia de trabajo de esta empresa.
Méndez dio a conocer detalles de un proyecto realizado recientemente. “ATP Internacional llevó a cabo un evento relacionado con el medio ambiente, el cual centró su objetivo en el uso adecuado de los recursos, bajo un presupuesto restringido y con altos estándares de calidad. La estrategia seguida en el mismo consistió en una organización sumamente planificada, en donde proveedores y OPC (Organizador Profesional de Congresos y Convenciones) en este caso ATP Internacional, entraron en un proceso de negociación donde prevalecía el concepto ganar – ganar”.
Adicional a lo anterior Walter se encontró con que, debido a las circunstancias que atraviesa la economía regional, la propiedad hotelera estuvo dispuesta a reducir el precio de la habitación en un 20% debido a la baja ocupación con que contaba el hotel durante los días del evento. Precisó Méndez que para ello fue necesario la flexibilidad del cliente en mover el evento dos semanas después de la fecha prevista para acogerse de este sustancioso descuento. El segundo paso fue negociar con una sola línea aérea la compra de los boletos de los invitados, esto permitió obtener un descuento del 20% sobre las tarifas aéreas del mercado.
También se eliminó completamente el uso de materiales impresos, pues toda la información para llevar a cabo la reunión fue colocada en la página web del evento, de esta forma cada participante tenía disponible la documentación en el momento de la reunión. El proceso de convocatoria incluyó un control estricto de los participantes, por lo tanto los requerimientos de alimentación y traslados estuvo basado en el número exacto de participantes, evitando el desperdicio. “Al final el evento y según los últimos informes financieros se obtuvo una reducción en los costos que rondaba los US$10 mil, lo cual para una organización no gubernamental con ingresos limitados significó un ahorro sustancial”, puntualizó el entrevistado.
Para finalizar Méndez compartió unas últimas recomendaciones sobre este tema:
- Existen muchas formas de ahorrar recursos, sin embargo el ahorro obtenido estará basado sobre la estrategia de planificación llevada a cabo en el momento de definir la misión, los objetivos y el alcance del evento.
- La reducción de costos no significa desmejorar la calidad del evento, por el contrario reducir costos significa dar más con menos dinero, para ello es necesario crear una conciencia de ahorro, ser eficiente y eficaz en nuestra toma de decisiones, pero sobretodo ser sumamente creativos.
- Seguir algunas políticas de eventos sostenibles es una buena manera de reducir costos, tales como la administración de desperdicios, el reciclaje, reutilización de materiales y disponer de un recurso humano que entienda el concepto de austeridad creativa.
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| Eventos exitosos y eficientes |
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Del papel a la realidad
ATP Internacional es una empresa dedicada al diseño y logística de eventos, por eso no hay mejor ejemplo de la efectividad de las estrategias anteriores que una experiencia de trabajo de esta empresa.
Méndez dio a conocer detalles de un proyecto realizado recientemente. “ATP Internacional llevó a cabo un evento relacionado con el medio ambiente, el cual centró su objetivo en el uso adecuado de los recursos, bajo un presupuesto restringido y con altos estándares de calidad. La estrategia seguida en el mismo consistió en una organización sumamente planificada, en donde proveedores y OPC (Organizador Profesional de Congresos y Convenciones) en este caso ATP Internacional, entraron en un proceso de negociación donde prevalecía el concepto ganar – ganar”.
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Adicional a lo anterior Walter se encontró con que, debido a las circunstancias que atraviesa la economía regional, la propiedad hotelera estuvo dispuesta a reducir el precio de la habitación en un 20% debido a la baja ocupación con que contaba el hotel durante los días del evento. Precisó Méndez que para ello fue necesario la flexibilidad del cliente en mover el evento dos semanas después de la fecha prevista para acogerse de este sustancioso descuento. El segundo paso fue negociar con una sola línea aérea la compra de los boletos de los invitados, esto permitió obtener un descuento del 20% sobre las tarifas aéreas del mercado.
También se eliminó completamente el uso de materiales impresos, pues toda la información para llevar a cabo la reunión fue colocada en la página web del evento, de esta forma cada participante tenía disponible la documentación en el momento de la reunión. El proceso de convocatoria incluyó un control estricto de los participantes, por lo tanto los requerimientos de alimentación y traslados estuvo basado en el número exacto de participantes, evitando el desperdicio. “Al final el evento y según los últimos informes financieros se obtuvo una reducción en los costos que rondaba los US$10 mil, lo cual para una organización no gubernamental con ingresos limitados significó un ahorro sustancial”, puntualizó el entrevistado.
Para finalizar Méndez compartió unas últimas recomendaciones sobre este tema:
- Existen muchas formas de ahorrar recursos, sin embargo el ahorro obtenido estará basado sobre la estrategia de planificación llevada a cabo en el momento de definir la misión, los objetivos y el alcance del evento.
- La reducción de costos no significa desmejorar la calidad del evento, por el contrario reducir costos significa dar más con menos dinero, para ello es necesario crear una conciencia de ahorro, ser eficiente y eficaz en nuestra toma de decisiones, pero sobretodo ser sumamente creativos.
- Seguir algunas políticas de eventos sostenibles es una buena manera de reducir costos, tales como la administración de desperdicios, el reciclaje, reutilización de materiales y disponer de un recurso humano que entienda el concepto de austeridad creativa.
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