Eventos exitosos y eficientes Lunes 28 de Septiembre de 2009 13:54

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Walter Méndez, director general de ATP Internacional, compartió algunos consejos para organizar un evento exitoso mientras se optimizan recursos.

por Alejandra García Vélez

A la hora de emprender cualquier proyecto es importante tener claro las metas, los objetivos y los pasos a seguir para alcanzar el éxito. En otras palabras es necesario contar con un plan que permita alcanzar dichos objetivos. Precisamente, sobre la importancia de la planificación en la organización de eventos, GERENCIA DE VIAJES consultó la opinión de Walter Méndez, director general de ATP Internacional, quien fue conferencista en la última edición de Viajescorp Colombia.

Lo primero que aclaró Walter fue que en cuanto al tema de la planificación, muchas veces se piensa que la planificación de cualquier evento requiere de pensamientos e ideas muy sofisticadas para alcanzar objetivos o metas concretas. Pero, la planificación, en términos muy sencillos, sería el paso que tendríamos que tomar hoy para un mejor desenvolvimiento de nuestras actividades diarias, y que a su vez, éstas podrían esclarecer el camino para un mejor mañana.

Optimizar gastos

Actualmente, con la coyuntura mundial, es indispensable crear estrategias que permitan realizar eventos de una manera más eficiente. Y es que, en las condiciones económicas presentes de mercado, las empresas se han visto obligadas a optimizar los recursos en forma general. Pero los eventos corporativos requieren hoy más que nunca un adecuado manejo logístico que permita que cada centavo invertido se vea reflejado en el retorno esperado por la organización.

Frente a lo anterior Walter expresa lo siguiente: “Ya sean eventos corporativos externos o internos, para incentivar, para fomentar mejores relaciones o para el crecimiento del negocio es necesario conocer en forma clara su objetivo, el alcance y el impacto sobre el éxito de la empresa. Ahora bien, el dispositivo clave está en el proceso de planeación, definitivamente el elemento sorpresa que se vive en muchos de los eventos está dado por la poca o falta de planificación que estos tienen. En algunos casos se ha visto que eventos con poca planificación requieren de una mayor inversión en tiempo, dinero y esfuerzo dando por resultado una escasa recompensa tangible”.

El empresario también indica que “optimizar no es más que tener una buena planeación, con objetivos claros y definir un norte que esté de acuerdo con el pensamiento estratégico de la corporación”. Teniendo en cuenta lo anterior, Méndez dio algunos consejos sobre cuáles serían las principales estrategias que se pueden utilizar para optimizar recursos en la organización de un evento. Aunque aclaró que estas estrategias dependen de las políticas de cada empresa.

Estrategia 1: Establecer el objetivo es el primer paso de la planificación de cualquier evento. Todos los detalles después de este punto se establecen con esta decisión en la mente. Sin una misión, los planificadores no pueden establecer un presupuesto o la lista de invitados, confeccionar las agendas, seleccionar la sede del evento, elegir alimentos y bebidas, organizar el itinerario o confirmar cualquier otro requerimiento del evento.

Estrategia 2: Asegurar el contenido de la agenda, aun cuando la agenda siempre se trabaja en versión preliminar, se debe acertar desde un principio con su contenido, pues cambios abruptos en la agenda pueden ocasionar un mayor gasto de tiempo, dinero y recursos. La agenda es la columna vertebral de cualquier evento, por lo tanto, ésta se convierte en la brújula que marcará nuestro destino.

Estrategia 3: Investigación. Detrás de una adecuada planificación se encuentra un proceso de investigación minucioso y exhaustivo. Algunas organizaciones cuentan con bases de proveedores escasas, y aunado al poco tiempo de planificación del evento, quizás no se puede revisar el abanico de oportunidades que el mercado ofrece al momento de seleccionar un proveedor. Es importante investigar cada opción sin dejar de lado aquellos que nunca han sido considerados por su organización o que aparentan ser proveedores muy pequeños, en ellos encontramos muchas veces servicios de alta calidad y con la capacidad de personalizar la prestación de su servicio.

Estrategia 4: El RFP (Request for Proposal) es una herramienta de la administración de adquisiciones que nos permite definir en forma clara y concisa nuestros requerimientos. Este instrumento requiere de especificaciones directas y sin rodeos, de modo que el proveedor puede asegurar la calidad deseada ya sea el bien o servicio por adquirir, además permite a los proveedores competir en igualdad de condiciones y establecer métricas eficientes de selección.

El RFP va de la mano de la misión, objetivos y alcance del evento, así como del producto generado en la agenda de la actividad. Definir parámetros en algunas ocasiones pierde su objetividad por desconocer los pilares fundamentales de la planeación estratégica del evento.

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