Cardona también destacó la necesidad de analizar las facilidades de acceso y la infraestructura antes de escoger la sede del evento: “Con la crisis se están cancelando o aplazando los eventos, muchas veces los que dejan de ocurrir son precisamente los de incentivo interno, es decir las reuniones que no tiene un retorno más allá que recompensar a los empleados y cuidarlos. Pero las reuniones que no son tan diversificables, por ejemplo las de captura de negocios, ahora se están haciendo en lugares mucho más prácticos que tradicionalmente antes no se consideraban. Lugares que por un menor costo me permiten cumplir los objetivos”, indicó Felipe y agregó que “definitivamente la clave ahora es presupuesto, presupuesto, presupuesto”.
Además, según “The mood of the market”, un estudio realizado sobre el estado del mercado de reuniones europeo a finales de 2008, y en el que participaron 700 organizadores de eventos, 2008 fue un buen año para la mayoría de los organizadores de eventos, en comparación con 2007, y que los problemas, como consecuencia de la situación económica mundial, se sintieron sólo en la última parte del año. Sin embargo, si existe una preocupación por los niveles de negocios, pues el 64% dice que el clima económico y la presión para reducir los costos ha sido el factor clave en el 2009.
El estudio también reveló los factores que influyen en la selección de la sede del evento. La ubicación es considerada por un 83% de los encuestados como el factor más importante, el valor por el dinero obtuvo un 78%; la calidad del servicio un 51%, mientras que la accesibilidad se llevo el 44%, la capacidad de las instalaciones un 40% y su calidad un 37%; las experiencias previas en la sede son consideradas por el 25% como un factor importante de decisión; la calidad de las habitaciones y la comida se llevan un 23% y 21%, respectivamente.
Lo anterior es la percepción de los organizadores ¿Pero qué aspectos son importantes para el asistente? Pues según el estudio se destacan la importancia del destino con un 70%, la facilidad de acceso un 57%, la calidad de la sede un 55% y la acomodación 54%.
Consejos de un experto para un evento exitoso
Julio C. Titos, gerente de cuentas corporativas de Furlong-Fox Argentina, da algunos consejos a tener en cuenta al momento de organizar una reunión. La primera claridad que hace frente al tema es que “este espacio ha querido ser abordado por muchas empresa y entidades que creían que incursionar en este rubro era fácil, pero no es así porque se puede organizar, pero crear y manejar un evento exitoso es otra cosa y hay que contar con profesionales dedicados de tiempo completo”.
Debido a lo anterior su primer consejo es conformar un equipo ganador, comprometido, colaborador y capacitado. “Una empresa organizadora debería preguntarse ¿Cuál es el capital activo mas valioso en mi empresa? Muchos aún no lo saben, pero ese capital es el capital humano”.
En segundo lugar, Titos recomienda tener una “planificación perfecta”, según afirma “un evento exitoso debe cautivar al asistente antes de ingresar al evento, para eso es necesario en la planeación previa estar muy pendiente de los detalles, de mucho trabajo, preparación, investigación, división de tareas, un team leader que organice, coordinadores que planifiquen, que estén a cargo del check list, alguien que lidere la parte financiera, y la redistribución de cada una de las tareas; en conclusión se necesita que cada área, persona o grupo de personas trabaje en forma sincronizada para lograr avances y evitar retrasos en la agenda”.
Otro aspecto importante es la coordinación en las tareas, “los lideres serán los encargados de recopilar todos los datos para poder plasmarlos en una reunión de trabajo. De estas debe haber, como mínimo, una por día al final de la jornada, más una reunión previa al inicio del día para que cada uno tome las herramientas con las que deberá trabajar”.
El último consejo de Titos es contar con una comunicación efectiva, “la difusión de un evento es primordial, la expectativa y la atmósfera previa a éste debe generar un impacto. Dependiendo del presupuestos podrán utilizarse boletines, newsletters, correo privado, pauta publicitaria en TV , artículos en alguna revista o un periódico de gran cobertura,etc.
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| Índice del Artículo |
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| Nuevas necesidades, nuevos eventos |
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Cardona también destacó la necesidad de analizar las facilidades de acceso y la infraestructura antes de escoger la sede del evento: “Con la crisis se están cancelando o aplazando los eventos, muchas veces los que dejan de ocurrir son precisamente los de incentivo interno, es decir las reuniones que no tiene un retorno más allá que recompensar a los empleados y cuidarlos. Pero las reuniones que no son tan diversificables, por ejemplo las de captura de negocios, ahora se están haciendo en lugares mucho más prácticos que tradicionalmente antes no se consideraban. Lugares que por un menor costo me permiten cumplir los objetivos”, indicó Felipe y agregó que “definitivamente la clave ahora es presupuesto, presupuesto, presupuesto”.
Además, según “The mood of the market”, un estudio realizado sobre el estado del mercado de reuniones europeo a finales de 2008, y en el que participaron 700 organizadores de eventos, 2008 fue un buen año para la mayoría de los organizadores de eventos, en comparación con 2007, y que los problemas, como consecuencia de la situación económica mundial, se sintieron sólo en la última parte del año. Sin embargo, si existe una preocupación por los niveles de negocios, pues el 64% dice que el clima económico y la presión para reducir los costos ha sido el factor clave en el 2009.
El estudio también reveló los factores que influyen en la selección de la sede del evento. La ubicación es considerada por un 83% de los encuestados como el factor más importante, el valor por el dinero obtuvo un 78%; la calidad del servicio un 51%, mientras que la accesibilidad se llevo el 44%, la capacidad de las instalaciones un 40% y su calidad un 37%; las experiencias previas en la sede son consideradas por el 25% como un factor importante de decisión; la calidad de las habitaciones y la comida se llevan un 23% y 21%, respectivamente.
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Lo anterior es la percepción de los organizadores ¿Pero qué aspectos son importantes para el asistente? Pues según el estudio se destacan la importancia del destino con un 70%, la facilidad de acceso un 57%, la calidad de la sede un 55% y la acomodación 54%.
Consejos de un experto para un evento exitoso
Julio C. Titos, gerente de cuentas corporativas de Furlong-Fox Argentina, da algunos consejos a tener en cuenta al momento de organizar una reunión. La primera claridad que hace frente al tema es que “este espacio ha querido ser abordado por muchas empresa y entidades que creían que incursionar en este rubro era fácil, pero no es así porque se puede organizar, pero crear y manejar un evento exitoso es otra cosa y hay que contar con profesionales dedicados de tiempo completo”.
Debido a lo anterior su primer consejo es conformar un equipo ganador, comprometido, colaborador y capacitado. “Una empresa organizadora debería preguntarse ¿Cuál es el capital activo mas valioso en mi empresa? Muchos aún no lo saben, pero ese capital es el capital humano”.
En segundo lugar, Titos recomienda tener una “planificación perfecta”, según afirma “un evento exitoso debe cautivar al asistente antes de ingresar al evento, para eso es necesario en la planeación previa estar muy pendiente de los detalles, de mucho trabajo, preparación, investigación, división de tareas, un team leader que organice, coordinadores que planifiquen, que estén a cargo del check list, alguien que lidere la parte financiera, y la redistribución de cada una de las tareas; en conclusión se necesita que cada área, persona o grupo de personas trabaje en forma sincronizada para lograr avances y evitar retrasos en la agenda”.
Otro aspecto importante es la coordinación en las tareas, “los lideres serán los encargados de recopilar todos los datos para poder plasmarlos en una reunión de trabajo. De estas debe haber, como mínimo, una por día al final de la jornada, más una reunión previa al inicio del día para que cada uno tome las herramientas con las que deberá trabajar”.
El último consejo de Titos es contar con una comunicación efectiva, “la difusión de un evento es primordial, la expectativa y la atmósfera previa a éste debe generar un impacto. Dependiendo del presupuestos podrán utilizarse boletines, newsletters, correo privado, pauta publicitaria en TV , artículos en alguna revista o un periódico de gran cobertura,etc.
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