Nuevas necesidades, nuevos eventos Martes 09 de Junio de 2009 16:42

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Nuevas necesidades, nuevos eventos
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Los eventos corporativos se han adaptado a los retos que ofrece el
ritmo de vida actual. Hoy los organizadores de eventos tienen otras
necesidades, y nuevas exigencias.

por Alejandra García Vélez
Todos los actores de la industria de viajes han sido testigos de los cambios que  han traido los últimos acontecimientos mundiales, cambios que obligan, en ocasiones, a la reformulación de estrategias y métodos de trabajo; en este caso GERENCIA DE VIAJES realizará una aproximación al tema de la organización de eventos.

La realidad

Brenda Anderson, CEO de Site (Society of Incentive and Travel Executives) habló con la web norteamericana http://meetingsnet.com sobre la importancia de las reuniones y eventos para la economía. En la entrevista concedida a este medio, Anderson resaltó que la cantidad de negocios cancelados o aplazados debido a la crisis es “devastador”, según la funcionaria el sector de las reuniones y eventos es una industria de US$244 mil millones, además de generar cerca de US$39 mil millones en ingresos fiscales en el ámbito federal, estatal y local.

En sus declaraciones Anderson afirmó que “puedo hablar sobre por qué las reuniones de trabajo e incentivos ayudan a la economía, y puedo probar el valor del retorno a la inversión de los programas de incentivos. Pero también es vital entender que esto se trata de los empleados de la recepción, los taxistas, las amas de casa y todas las personas que trabajan en esta industria que están siendo perjudicados por la cancelación de reuniones. Y es que las reuniones y los eventos en este país representan alrededor de 2,4 millones de puestos de trabajo”.

Lo anterior ejemplifica la situación del mercado de las reuniones actualmente, el cual se está viendo bastante afectado por los recortes de presupuestos y en consecuencia la cancelación por parte de algunas empresas de este tipo de actividades.

Precisamente Brenda Anderson, opinó al respecto que “es evidente por el número de cancelaciones que hay confusión en el mercado acerca de cómo avanzar en el tema de los eventos. Sin embargo, creo que en 12 a 18 meses, las empresas que continúen con sus eventos y programas de motivación van a tener verdaderos éxitos. Comprendo que estos son tiempos difíciles que exigen a las empresas ser sensible acerca de sus gastos. Pero ahora más que nunca, tenemos que centrarnos en el retorno a la inversión que las reuniones y eventos pueden traer”.

Cómo elegir una sede

Debido a la situación descrita en los párrafos anteriores es importante analizar las necesidades que actualmente surgen en una empresa al organizar un evento corporativo. Felipe Cardona, director de ventas globales para América Latina de Carlson Wagonlit Travel recuerda que es muy importante para una empresa establecer los objetivos de cada reunión que realizan, pues de ellos se derivan los alcances de la reunión, el target y ,en conclusión, se da el marco de referencia que servirá para priorizar unos aspectos u otros del encuentro.

Después de tener claros los objetivos, indica Cardona, es necesario establecer el presupuesto, teniendo en cuenta las negociaciones o acuerdos disponibles y ser conscientes de los costos más “evidentes”, como tiquetes aéreos, y los costos “ocultos”, como las visas.

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