Sistemas de reserva, subutilizados Lunes 03 de Diciembre de 2007 10:12

La tecnología al servicio del turismo ha ido tomando fuerza desde hace varios años. Es más, la red es la forma más económica de comercializar todos los paquetes turísticos que se venden en el mundo.
{mosimage}Los expertos en gestión de viajes recomiendan implementar herramientas de software con el fin de darle mayor competitividad a sus servicios. Hoteles, aerolíneas y agencias de viajes están más preocupados por tener toda la información necesaria de sus servicios en su página web, de forma que se puedan consultar las posibilidades que el usuario tiene a su alcance.

Y aunque mostrar la información de los servicios resulta vital, las nuevas tecnologías para este sector apuntan más allá y la idea es que las empresas cuenten con portales transaccionales donde se puedan hacer las reservas, pagar los costos e incluso elegir qué comida se desea consumir.

Poca integración

El negocio de las ventas en línea a los viajeros experimentó en el año 2005 un enorme crecimiento llegando a vender en ese año US$58 mil millones en el mundo, incluyendo boletos de avión, hoteles, autos de alquiler y paquetes vacacionales… ¿Pero esto si es en realidad beneficioso o se podrá sacar más provecho de la tecnología con el fin de ganar más dinero? Veamos.

Un estudio de la Universidad de Cranfield y Amadeus pone de manifiesto que solamente el 9% de las empresas han integrado los sistemas de autorreserva y el de gestión de gastos, lo que le ha generado a las compañías algunos gastos mayores y productividad empresarial.

Así lo ha puesto de relieve el estudio en mención y que ha sido realizado por el Centro de Estudios sobre Viajes de Empresa de la Universidad de Cranfield y la Asociación de Ejecutivos de Viajes Corporativos (Acte, por sus siglas en inglés). Este estudio, basado en una encuesta electrónica a 168 miembros de Acte y entrevistas con nueve empresas, se centró en el impacto de las tecnologías para viajes, en especial en la integración de las herramientas de gestión de viajes y en cómo ésta repercute en la productividad empresarial.

Mientras que el 45 % de los encuestados ya había integrado una OBT (online booking tool) en su intranet corporativa y el 32 % en sus sistemas de recursos humanos, sólo el 9 % de las empresas, habían integrado su OBT con un sistema de gestión de gastos. Por otra parte, el 13 % de estas compañías acababan de emprender proyectos de integración de OBT en sus sistemas de gestión de gastos.

Ventajas tangibles

De acuerdo con los encuestados, las ventajas de productividad más importantes que se pueden conseguir mediante la integración de las OBT con los sistemas de gestión de gastos se derivan de la exactitud y coherencia de los datos, específicamente en el sector servicios.

De ellas se pueden mencionar la reducción del tiempo empleado en notificar los gastos de viaje, la transferencia automática de los datos y las actualizaciones de los perfiles de viajeros y la reducción del trabajo manual de introducción de datos relacionados con los viajes.

Estos factores añaden más peso a las conclusiones de un estudio publicado este año por Aberdeen Group, que reveló que el costo de procesar los informes de gastos en las empresas con procesos de conciliación de gastos totalmente manuales era de 31,40 dólares, frente a los 15,10 dólares en aquéllas donde esta tarea está totalmente automatizada, alcanzándose un ahorro del 50 %.
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Por qué integrar las tecnologías

El estudio revela que no importa qué soluciones busque la empresa o hasta dónde ha llegado en el proceso, pues los gestores necesitan saber cuáles son los elementos que impulsan la integración y seguir unas directrices básicas para garantizar el éxito del proyecto.

En ese sentido es imprescindible desarrollar parámetros de medición adecuados para conseguir apoyo y crear una base para medir el éxito del proyecto de integración, siendo prioritario que este proyecto de integración lo conozca a fondo el departamento de informática

Por eso se hace vital anticiparse a las complejidades tecnológicas del proyecto, ya que muchas grandes empresas con varias sedes, utilizan procesos tanto electrónicos como manuales, lo que dificulta la integración.
 
Si la empresa es una multinacional y tiene sedes en todo el mundo o en varias ciudades en el mismo país se hace necesario que los procesos y el nivel de conciencia de los empleados deben ser homogéneos en todo el mundo, para reforzar el grado de cumplimiento de las políticas. Por ello creemos que la formación de los empleados para que comprendan y cumplan determinados procesos homogéneos será determinante en el grado de cumplimiento.

Cabe destacar que la estandarización de otros procesos internos es necesaria antes de acometer el plan de integración, pues es necesario simplificar y estandarizar los procesos locales dentro de las limitaciones de las normas antes de poder implantar un nuevo sistema de gestión de gastos.

Por módulos

El estudio también confirma una clara preferencia por las soluciones modulares de integración de terceros, en detrimento de los enfoques personalizados. En el estudio, la palabra “modular” significa que varios sistemas diferentes se conectan mediante un software de comunicación que crea enlaces entre ellos.

La palabra “personalizado” quiere decir que el sistema se diseñaría para adaptarse a la forma actual en la que una empresa lleva a cabo sus actividades, reduciendo al mínimo los cambios en los sistemas y procesos que son necesarios para implantar la nueva aplicación.  El 68 % de los encuestados optó por el enfoque modular y el 93 % de ellos indicó que esta preferencia se basaba en diversas razones de índole técnica, estratégica y financiera.

Si bien los sistemas personalizados encajan perfectamente con la forma en que cada empresa realiza sus actividades, el tiempo y el costo de desarrollo adicional y la necesidad del continuo apoyo técnico, actualizaciones y cambios en el diseño que suponen, acentuaban el atractivo de la solución modular.

Una gran empresa de servicios financieros ha adoptado el enfoque modular precisamente por esa razón y por la velocidad con que podía implementarse en convivencia con sus sistemas actuales.

Para Marcos Isaac, Director of Corporate & Distribution Channels de Amadeus, “a las empresas que quieren emprender un proyecto de integración, les recomendaríamos que evaluaran primero sus procesos actuales de gestión de viajes y gastos y midieran el tiempo que transcurre desde los preparativos del viaje hasta que se remite el informe de gastos para su reembolso. Esto les dará una idea muy clara de los puntos en los que se puede mejorar la productividad y les ayudará a obtener el apoyo de la dirección. Si los sistemas tecnológicos se simplifican y estandarizan, y si se ejecuta una estrategia con incentivos que fomente su adopción por parte de los empleados en el proceso de transición, la productividad pueden incrementarse un 50 %, según el estudio de Aberdeen, además de mejorar la experiencia global de viaje”.

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